Wielu przedsiębiorców mając świadomość, że toczy się przeciwko nim postępowanie administracyjne w obawie o negatywne konsekwencje unika odbioru korespondencji w przekonaniu, że spowoduje to wadliwość postępowania administracyjnego. Nie odebranie korespondencji może skutkować fikcją doręczenia. Jest to sytuacja, w której mimo tego, że adresat nie odebrał korespondencji traktowany jest przez urząd jakby został poinformowany prawidłowo.

Zgodnie z art. 39 kpa organ administracji publicznej doręcza pisma za pokwitowaniem przez operatora pocztowego. Dopuszczalne jednak są również inne formy doręczenia, np. za pomocą poczty elektronicznej, za pomocą pracowników, oraz do rąk pełnomocnika procesowego. W przypadku osób fizycznych dopuszczalne i często stosowanym jest doręczenie zastępcze. Doręczenie zastępcze polega na dostarczeniu listu dorosłemu domownikowi, który zgodził się przekazać list adresatowi. Zgodnie z art. 41 kpa w toku postępowania strony oraz ich przedstawiciele mają obowiązek poinformowania organu administracji o zmianie adresu, w tym adresu email. Niedopełnienie obowiązku skutkuje wysłaniem pisma na wcześniej znany urzędowi adresu. Nieco inaczej wygląda sytuacja w przypadku spółek z o.o. Zgodnie z art. 45 kpa jednostki organizacyjne odbierają listy urzędowe w lokalu ich siedziby. Legitymację do odbioru posiada upoważniony pracownik. W postępowaniu podatkowym zgodnie z ordynacją podatkową pisma można doręczać w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej, lecz osoba odbierająca pismo podobnie jak w postępowaniu administracyjnym musi mieć umocowanie do dokonania takiej czynności. Siedzibą spółki z o.o. jest co do zasady miejscowość (art. 41 kc), a adres spółki jest adresem ujawnionym przez spółkę z o.o. w Krajowym Rejestrze Sądowym. Na spółce ciąży obowiązek uaktualnienia adresu, przez co istnieje domniemanie, że adres widniejący w rejestrze jest adresem aktualnym (art. 166 § 1, 168 ksh, w zw. Z art. 38 pkt 1a, art. 47 ustawy o KRS). W orzeczeniu Sądu Najwyższego z dnia 5 października 1994 roku (Syg. III ARN 54/94) określono, że „spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, jako jednostce organizacyjnej w rozumieniu art. 45 kpa, pismo może być doręczone w lokalu tej siedziby do rąk osób uprawnionych do odbioru pism, to jest członkowi organu uprawnionemu do jej reprezentowania lub pełnomocnikowi procesowemu spółki, ustanowionemu w postępowaniu administracyjnym w sprawie albo pracownikowi uprawnionemu do odbioru pisma. Upoważniony pracownik po odbiorze pisma ma obowiązek przekazania pisma organowi decyzyjnemu. Niezachowanie tego obowiązku nie może być środkiem, dzięki któremu będzie można przywrócić termin do dokonania czynności procesowej. 

WSA w Warszawie w orzeczeniu z 27 lipca 2011 r. (Syg. III SA/Wa 610/11) zważył, że zaniedbanie pracownika odbierającego korespondencję, którego konsekwencją było niezachowanie właściwego terminu nie może stanowić okoliczności prowadzącego do braku winy adresata. Sąd określił że: „skarżąca jako podmiot gospodarczy, posiadający osobowość prawną, odpowiada za działania i zaniechania swoich pracowników przed osobami trzecimi”. NSA wyrokiem z 17 maja 2006 r. (Syg. I FSK 890/05) poszedł nieco dalej wprowadzając domniemanie że korespondencja odebrana przez osobę dysponującą pieczątką uważa się za doręczoną prawidłowo.

Fikcja doręczenia – kiedy nieodebrane pismo odnosi skutek prawny?

W razie niemożności doręczenia spółce z o.o. pisma w sposób właściwy, stosuje się regulacje zgodnie z art. 44 § 1 pkt. 1 kpa. Zawiadomienie umieszcza się w skrzynce pocztowej, bądź też na drzwiach lokalu lub w innym widocznym miejscu, o pozostawieniu przesyłki pocztowej w placówce poczty przez kolejne 14 dni. Operator pocztowy jest zobowiązany do powtórnego zawiadomienia adresata, jeśli i to nie przyniesie żadnych skutków wówczas doręczenie będzie uznawane za skuteczne z upływem czternastego dnia od pozostawienia pierwszego zawiadomienia o przesyłce. W takim przypadku zgodnie z art. 44 § 4 kpa stosuje się tzw. fikcję doręczenia. Mimo że adresat nie odebrał pisma do niego kierowanego urząd traktuje to pismo jak doręczone, co ma niebagatelne znaczenie ze względu możliwość skutecznego złożenia skargi bądź zażalenia. Podobnie wygląda sytuacja jeśli adresat odmówi przyjęcia pisma. W takim przypadku na pismo nie odebrane załącza się do akt sprawy z adnotacją „adresat odmówił przyjęcia pisma”. Pismo w przypadku odmowy odebrania traktuje się jak odebrane. 

Właściwe doręczenie korespondencji jest niezwykle ważne dla prawidłowości postępowania zarówno administracyjnego jak i sądowego. Niezachowanie należytej staranności przez urząd może skutkować wznowieniem postępowania i odpowiedzialnością dyscyplinarną w stosunku do pracownika, dlatego też urzędnicy starają się dołożyć wszelkiej staranności w przypadku doręczenia decyzji ustalających kwoty podatku, składek na ubezpieczenie społeczne, a także wszelkich innych należności. Wynika to w dużej mierze z faktu, że w przypadku niewpłacenia zaległości podatkowych czy też składek, ściągane są w trybie postępowania egzekucyjnego. W postępowaniu egzekucyjnym organ bada czy dokonano prawidłowego doręczenia decyzji oraz upomnienia. Wszelkie nieprawidłowości niezwykle łatwo zaskarżyć. ZUS bardzo często unieważnia nieprawidłowo doręczone decyzje bądź tez całe postępowania egzekucyjne ze względu na brak pieczątki spółki z o.o. oraz nieprawidłowe doręczenie decyzji.

Autor: Łukasz Kowalski | Prawnik

 

Jeśli mają Państwo pytania dotyczące pism w postępowaniu administacyjnym lub sądowym, albo intresują Państwa inne kwestie związane z postępowaniem sadowym zachęcamy do kontaktu

mailowego: biuro@stillwell.pl

lub telefonicznego: 732 601 772

Z chęcią odpowiemy na wszystkie Państwa pytania.

Zapisz się na newsletter!

Zainteresował Ciebie ten artykuł? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj powiadomienia o zmianach w prawie, które mogą dotyczyć Twojej firmy.