Zgodnie z nowymi przepisami ustawy o vat od tego roku poszerzony został katalog przedsiębiorców, którzy zobowiązani są do składania deklaracji miesięcznych (VAT-7) lub kwartalnych (VAT-7K) w formie elektronicznej. Znaczna część przedsiębiorców korzysta w tej sprawie z pomocy biur rachunkowych, nie brakuje jednak podmiotów, które prowadzą księgowość samodzielnie. W związku z tym powróciła kwestia konieczności składania do urzędu pełnomocnictwa UPL-1 dla osób upoważnionych do przesyłania deklaracji.

 

Deklaracje elektroniczne

Deklaracje elektroniczne można przesyłać do urzędów skarbowych już od kilku lat. Aby tego dokonać, w przypadku spółek prawa handlowego, konieczne jest posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jego kupno i aktywacja zajmuje średnio nie więcej niż tydzień. Jeśli nie korzystamy z programu księgowego, następnym koniecznym krokiem jest pobranie odpowiedniej wtyczki ze strony Ministerstwa i interaktywnych formularzy. Na tym jednak sprawa się nie kończy.

Zgłosił się do nas ostatnio klient, który jest członkiem zarządu spółki z o.o. Posiada on elektroniczny podpis i chciał złożyć deklarację również w formie elektronicznej. Mimo wykonania wszystkich kroków, po podjęciu próby wysłania deklaracji, pojawił mu się następujący komunikat: „Brak aktualnego pełnomocnictwa/upoważnienia do podpisywania deklaracji”. Odrobinę skonsternowany zwrócił się do nas z zapytaniem w czym tkwi problem.

Konieczne złożenie pełnomocnictwa

Problem tkwi w systemie ministerialnym. Aby móc składać deklaracje w formie elektronicznej konieczne jest przesłanie do urzędu skarbowego papierowego druku UPL-1 – „Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej”. O ile w przypadku, gdy takie pełnomocnictwo jest udzielane pracownikowi biura rachunkowego, które zajmuje się księgowością naszej firmy, sprawa wydaje się logiczna, o tyle w przypadku członka Zarządu spółki już niestety nie. Nie ulega bowiem wątpliwości, że członek Zarządu jest upoważniony do reprezentowania spółki z mocy ustawy i nie potrzebuje do tego żadnego dodatkowego pełnomocnictwa. Członek Zarządu nie jest też pełnomocnikiem spółki, ciężko jest zatem zrozumieć konieczność składania przedmiotowego pełnomocnictwa dla członka Zarządu do urzędu skarbowego. Nie ma na to również żadnej podstawy prawnej. Z czego więc wynika problem? Z możliwości systemu do wysyłki elektronicznych deklaracji. Jeśli nie złożymy druku UPL-1, gdzie konieczne jest podanie dokładnych danych osoby, która podpisze deklarację, nie będziemy mogli jej złożyć, nawet jeśli mamy takie prawo i obowiązek. System nie posiada informacji o osobach, które są uprawnione do reprezentowania spółki np. listy członków zarządu spółki.

Jeśli więc mamy do czynienia ze spółką z o.o., która posiada tylko jednego członka Zarządu to musi on w imieniu spółki upoważnić sam siebie do składania deklaracji elektronicznych.  Jest to sytuacja trochę kuriozalna. Można jeszcze zrozumieć fakt, że konieczne jest złożenie dodatkowego dokumentu z danymi osoby, która będzie składać deklaracje w imieniu przedsiębiorcy, ponieważ system jest taki a nie inny, ciężko jednak zrozumieć, że druk ten jest nazywany „pełnomocnictwem” dla osób, które do reprezentowania podmiotu upoważnione są z mocy ustawy.

 

MartaAutorem wpisu jest Marta Żminkowska, Prawnik i Partner Zarządzający StillWell Polska.

Jeżeli mają Państwo pytania związane z przedmiotem niniejszego artykułu lub zagadnieniami dotyczącymi prawa podatkowego i reprezentacji przed urzędami skarbowymi zachęcamy do kontaktu:

mailowego: biuro@stillwell.pl

lub telefonicznego: 732 601 772

Z chęcią odpowiemy na wszystkie Państwa pytania.

Zapisz się na newsletter!

Zainteresował Ciebie ten artykuł? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj powiadomienia o zmianach w prawie, które mogą dotyczyć Twojej firmy.